こんにちは、足立です。

Tapitは現在、主に3人で仕事をしています。
一応、東京にオフィスはあるのですが、みんな色んな場所で仕事をしてることが結構あります。

先週は、アメリカ・名古屋・兵庫に点在して各々仕事をしてました。
将来的には、みんなが好きなところに住みながら仕事が出来るといいよねーと思っています。

そんな話をすると、「バラバラに働いていてコミュニケーション取れるのー？」的な質問をよくされることがあります。
ありがたいことに、世の中にある便利なツールのおかげで、いまのところこのワークスタイルでも特に困っていません。

メンバー同士が離れていても、特にストレスのないリモートワークを実現するために、Tapitが使っているコミュニケーションツールをご紹介します。

日々の情報共有に使っている「チャットワーク」

言わずと知れた「チャットワーク」。
Tapitでコミュニケーションをとるために一番よく使っているツールです。

最初はFacebook メッセンジャーをつかっていたのですが、プロジェクトが増えてくるに伴って限界を迎えました。
プロジェクト単位でコミュニケーションが取れるチャットワークは本当に重宝しています。

【利用用途】
・メンバー間での日々の連絡や情報共有
・なにかやるときの意思決定

誰がなにをやっているかを把握する「Kanban Flow」

Tapitでは、この「Kanban Flow」を使って、主にメンバー間のタスク管理をしています。

こんな感じで、

• 誰がどんなタスクを持っているのか
• それがいつまでが期限なのか
• 今日中にやらなきゃいけないものは何か
• いま何をやっているのか
• どのタスクがいつ終わったのか

ということを可視化することができます。
そして、チームのほかのメンバーに、タスクを依頼することも可能です。

タスク管理はチャットワークでも出来るのですが、自分以外のメンバーが担当しているタスクの一覧性がないので、TapitではKanban Flowを採用しています。

どの程度のタスクまでをここに載せるのかという問題点はあるものの、非常に便利なツールです。

【利用用途】
・メンバーのタスク状況の共有
・メンバーへのタスク依頼

サービスの開発状況を共有する「JIRA」

現在、Tapitでは自社サービスを鋭意開発中ですが、その課題管理に使っているのが、こちらの「JIRA」。

課題管理は、タスク管理とは少し異なり、あるひとつの問題や課題について、関連するドキュメントやディスカッションのログ、ソースコードの変更履歴など、さまざまな情報を紐づけて記録します。

主にエンジニアの田中が使っていますが、非エンジニアの僕なんかもサービスの改修して欲しい点などあれば、JIRAに上げるようにしています。

【利用用途】
・自社サービスの課題管理

ユーザからのメールでのお問い合わせ管理に「Zendesk」

Gmailなどのメーラーで問い合わせを受けていると、

・どこまで返信したっけ
・あのお問い合わせって誰か返答してたっけ

というような問題がよく起きます。
そんな問題を解決してくれるのが、「zendesk」です。

zendeskを使うことで、お問い合わせを一元管理することが出来て、それぞれの返答状況なども確認することが可能です。

自社サービスやネット通販などやられてるとこは是非おすすめです。

また、さきほどのJIRAと連携して、ユーザからの問い合わせから、簡単にアプリケーションの課題として、エンジニアにエスカレーション（引き継ぎ）できます。

【利用用途】
・お客さんからのメールでの問い合わせ管理

電話でのお問い合わせ対応をオンラインで出来る「Arcstar Smart PBX」

Tapitでずっと課題だったのが、リモートで仕事をするときに電話対応をどうするかというとこ。
それを、最近いい感じに解決してくれたのが、この「Arcstar Smart PBX」です。

これ何が出来るかというと、ネットがつながっていればパソコンで電話を受けられるという優れもの。もちろん、スマホでも通話可能です。

さらに、同時通話も可能で、話し中なので電話を受けられないという問題も解消。通話中の転送も可能。

電話番号も複数持てるので、運営しているサービスごとに問い合わせ電話番号を変更することもできます。

これまでは、固定電話の転送で1人しか電話を受けられませんでしたが、このサービスを利用すると、3人のPCがネットにつながってさえいれば、電話対応がスムーズに出来るようになりました。

すごい時代だなー。

【利用用途】
・お客さんからの電話でのお問い合わせ対応

まだまだ多いFAXでのやりとりもオンラインで可能な「BizFAX」

起業当初は「FAXなんて古い！」と高を括っていましたが、商習慣というのは恐ろしいもので、最終的には必要になってしまいました。

そこで導入したのが、こちらもNTTコミュニケーションズの「BizFAX ストレージ&リモート」というサービス。クラウドでFAXの送受信が可能な優れもの。

送信時は、管理画面から送信したいドキュメントファイルをアップロードするだけ。受信時はメールに添付して通知してくれます。

【利用用途】
・お客さんとのFaxでのやりとり

打ち合わせなどの時はやっぱり「Skype」

定番ですが、やっぱり欠かせない「Skype」

お客さんとの打ち合わせや社内会議に使っています。
最近は携帯の通話も定額になってきていますが、やっぱり画面共有が出来たり、複数人で話せる点でSkypeは欠かせないです。

【利用用途】
・お客さんとの打ち合わせ
・メンバー間での会議

まとめ

こうやってあげてみると、結構色んなツールを使ってるなー。という印象です。
リモートでの仕事に興味ある方はぜひ参考にしてみてください！